학적서류 공증 절차 및 유의 사항

[학적 서류 공증시 필독] 학적서류 공증 절차 및 유의 사항

1. 유의사항  

   - 초중고등학교 성적, 재학, 졸업증명서가 아닌 기타 학적 서류(A-Level, O-Level, 기타 컬리지, 대학 준비과정, 

     대학 등 초중고 정규 과정 이후 학업에 대한 서류)는 말레이시아 외교부의 확인을 먼저 받아야 대사관 

     공증이 가능합니다. (초중고 성적, 재학, 졸업증명서 공증은 아래 2항 필독, 여타 서류는 3항 필독)

 ※ 학생이 특정 학교에 재학하였거나 졸업하였다는 사실에 대한 학교측의 공식 증명서가 아닌 담당 

      선생님 서한, 설명서 등은 3항의 여타 서류에 해당함을 유의하시기 바람.

- 초중고등학교 성적, 재학, 졸업증명서에 대해서는 학교측에 발급 사실이 확인되어야 공증이 가능합니다. 

  (별첨 Confirmation of documents issuance 및 아래 2항 참조)

  ※ 빠른 공증 절차 진행을 위해서 대사관 방문전 또는 우편 발송전 학교 담당 선생님에게 별첨 확인서를 

      작성후 학교 공인 이메일을 사용하여 대사관에 송부하도록 요청 바람(서류 발급 여부가 확인되어야 공증 가능)

- 공증 받아야 할 학적 서류의 건수가 많은 경우 추가 시간이 소요될 수 있으므로 학적 서류는 가급적 미리

   준비해 주시기 바랍니다.(근무일 기준 최장 7일까지 소요 가능)

- 학적 서류의 건수는 해당 문서를 발행한 학교의 담당자 서명 또는 날인을 기준으로 책정됩니다. 

  (외교부의 확인을 받은 서류의 경우 외교부 담당자의 서명 또는 날인 기준)

※ 학교 담당자가 재학증명서, 성적증명서, 졸업증명서에 각각 서명 및 날인을 하였을 경우 총 3건의

    문서로 간주되며 공증 촉탁 수수료도 3건으로 계산

- 한국내 다수의 기관(학교)에 제출해야 하는 경우 해당 서류를 발행한 학교의 담당자로부터 사본 대조필

  (Certified true copy) 확인과 담당자 서명을 받아 제출하시면 원본과 동일하게 공증이 가능합니다.

※ 단, Certified true copy상의 학교 직인 및 담당자 서명은 원본이어야 하며 복사된 것일 경우 공증이 

    거절됨을 유의 (담당자 서명 누락시에도 공증 불가)

  - 해외에 소재한 학력인정 초,중,고등학교에 재학하다가 국내 초,중,고등학교에 편입하는 경우에는 우리 교육부의 

    학적서류 간소화 정책에 따라 대사관 공증이 필요하지 않습니다. (학적서류 간소화 관련 안내 바로 가기)

  - 학적 서류 공증후 우편 발송은 말레이시아 국내로만 가능합니다.(국제 우편의 경우 서류 통관 절차 등으로 

    대사관에서 대행이 어려움을 양해해 주시기 바랍니다.)

2. 초중고등학교 정규 과정의 성적, 재학, 졸업증명서(3종 서류 이외의 서류는 아래 ‘3’항 참조)  

 가. 신청자 : 단독으로 법률행위가 가능한 18세 이상 성인(미성년자의 경우 법정대리인 동의 필요)

      ※ 대리인 및 우편 촉탁 가능(우편 촉탁은 아래 '라'항 참고)

 나. 절차: 민원인 본인 또는 대리인이 우편 또는 방문 신청 → 해당 학교에서 서류 발급 확인서를 대사관으로 

      발송 요청(양식 별첨) → 학교 확인서 확인후 공증 → 본인 또는 대리인 수령(방문 또는 우편)

      ※ 해당 학교의 서류 발급 사실 확인이 지연될 경우 공증이 지연될 수 있음을 유의 바람

 다. 본인 또는 대리인이 방문하여 신청시 준비서류 및 수수료

 ★대사관 방문전 학교 담당 선생님에게 별첨 확인서를 작성후 학교 공인 이메일을 사용하여 대사관에 

    송부하도록 요청하면 절차를 보다 빠르게 진행할 수 있습니다. (서류 발급 여부 확인시까지 공증 불가) 

    단, 서류에 말레이시아 외교부 확인을 받았을 경우 학교 확인서는 불요합니다.★

   - 말레이시아 교육부 홈페이지에 공지된 초중고등학교(사립 및 공립학교 모두 포함)에서 발급한 성적, 재학, 

     졸업증명서(졸업장이 아님)의 원본 또는 Certified true copy

   - 공증촉탁서(대사관 민원실에 양식이 비치되어 있으니 미리 작성 불요)

   - 신청인의 유효한 신분증(한국 여권, 운전면허증, 주민등록증) 원본

  ※ 말레이시아 운전면허증이나 유효기간이 만료된 한국 운전면허증은 유효한 신분증으로 인정되지 않음.

   - 문서 1건당 공증 수수료 : RM16.8(현금) 

 라. 우편 촉탁시 준비서류 및 수수료

 ★우편으로 서류 송부전 담당 선생님에게 별첨 확인서를 작성후 학교 공인 이메일을 사용하여 대사관에 

    송부하도록 요청하시면 절차를 보다 빠르게 진행할 수 있습니다. (서류 발급 여부 확인시까지 공증 불가) 

    단, 서류에 말레이시아 외교부 확인을 받았을 경우 학교 확인서는 불요합니다. ★

   - 말레이시아 교육부 홈페이지에 공지된 초중고등학교(사립 및 공립학교 모두 포함)에서 발급한 성적, 재학, 

     졸업증명서(졸업장이 아님)의 원본 또는 Certified true copy

   - 공증촉탁서(별첨 양식 작성)

   - 신청인의 유효한 신분증(한국 여권, 운전면허증, 주민등록증) 사본

  ※ 말레이시아 운전면허증이나 유효기간이 만료된 한국 운전면허증은 유효한 신분증으로 인정되지 않음.

   - 반송 받으실 정확한 영문 주소를 별지에 기입하여 동봉(주소 오류로 인한 반송 지연이나 서류 분실은 본인의 

     책임이니 정확한 주소를 기입하도록 유의 바람)

  - 수수료 : 문서 1건당 공증 수수료 RM16.8(현금) 및 반송 요금(말레이시아 국내용 DHL만 이용)

    ※ 일반적 기본요금은 서말레이시아 약 RM60, 동말레이시아 약 RM70로 파악되나 서류의 무게 및 반송지와 

        대사관간 거리에 따라 차이가 있으니 사전에 DHL 등 배송업체에 확인후 요금을 계산하여 동봉해 주시기 바람.

        (잔액은 공증 완료된 문서에 동봉하여 반송해 드리며 요금이 부족할 경우 업무처리가 지연될 수도 있음을 유의)

    ※ 우편 반송은 말레이시아 국내 주소지로만 반송 가능(국제 우편은 서류 통관 문제 등으로 대사관에서 대행 불가)

3. 기타 학적 서류(추천서, 상장, O-Level,  A-Level, 기타 한국의 초중고 정규 과정에 상응하지 않는 

     과정 관련 서류 등)  

  가. 신청자 : 단독으로 법률행위가 가능한 18세 이상 성인(미성년자의 경우 법정대리인 동의 필요)

    ※ 대리인 및 우편 촉탁 가능(우편 촉탁은 아래 '라'항 참고)

  나. 신청절차 : 말레이시아 교육부 또는 고등교육부 확인 → 말레이시아 외교부 영사 확인 → 대사관 공증(영사확인)

    ※ 말레이시아 교육부 또는 고등교육부 확인은 말레이시아 외교부 영사과에서 요청하는 사전 절차입니다. 

       (대사관에서는 외교부 공증 내역만 확인함) 교육부 등의 확인이 아닌 일반 공증사무소(Notary Public)의 공증을 

       받은 학적 서류에 대해서는 말레이시아 외교부에서 영사 확인을 거절할 수도 있는 것으로 파악됨.

       상세 내역은 말레이시아 외교부에 문의해 주시기 바랍니다. (말레이시아 외교부 안내문 링크)

       - 초중고등학교 발행 기타 서류는 말레이시아 교육부에서, 대학교 발행 서류는 고등교육부에서 확인 

    ※ 말레이시아 정부 안내에 따르면 초중고등학교 발행 기타 서류는 말레이시아 교육부에서, 대학교 발행 서류는 

        고등교육부에서 확인이 가능하다고 함.

  다. 본인 또는 대리인 방문시 준비서류 및 수수료

 - 말레이시아 외교부의 영사 확인을 받은 기타 학적 서류

 - 공증촉탁서(별첨 양식 작성)

 - 신청인의 유효한 신분증(한국 여권, 운전면허증, 주민등록증) 사본

※ 말레이시아 운전면허증이나 유효기간이 만료된 한국 운전면허증은 유효한 신분증으로 인정되지 않음.

   - 공증 수수료 : RM16.8(현금) 

 라. 우편 촉탁시 준비서류 및 수수료

  - 말레이시아 외교부의 영사 확인을 받은 기타 학적 서류

  - 공증촉탁서(대사관 민원실 양식 비치)

  - 신청인의 유효한 신분증(한국 여권, 운전면허증, 주민등록증) 원본

 ※ 말레이시아 운전면허증이나 유효기간이 만료된 한국 운전면허증은 유효한 신분증으로 인정되지 않음.

  - 반송 받으실 정확한 영문 주소를 별지에 기입하여 동봉(주소 오류로 인한 반송 지연이나 서류 분실은 본인의 

    책임이니 정확한 주소를 기입하도록 유의해 주시기 바람)

  - 수수료 : 문서 1건당 공증 수수료 RM16.8(현금) 및 반송 요금(말레이시아 국내용 DHL만 이용)

 ※ 일반적 기본요금은 서말레이시아 약 RM60, 동말레이시아 약 RM70로 파악되나 서류의 무게 및 반송지와 

     대사관간 거리에 따라 차이가 있으니 사전에 DHL 등 배송업체에 확인후 요금을 계산하여 동봉 바람.

    (잔액은 공증 완료된 문서에 동봉하여 반송해 드리며 요금 부족시 업무처리가 지연될 수도 있음을 유의)

    ※ 우편 반송은 말레이시아 국내 주소지로만 반송 가능(국제 우편은 서류 통관 문제 등으로 대사관에서 대행 불가)

4. 참고사항

    - 말레이시아 교육부 및 고등교육부 연락 방법

         <​MOE(Ministry of Education)>

• Call this number to book an appointment 03-8883 0673

• Waze ministry of education putrajaya

•  E2 Building, staff will wait for you at the lobby after arrival

            LEMBAGA PEPERIKSAAN

• Call 03 8884 3526 to book an appointment.

-this is to get certified true copy for exam certificates (eg SPM, UPSR)

         <​MOE(Ministry of Higher Education)>

           • No. 2, Tower 2, Jalan P5/6, Precinct 5, 62200 Putrajaya, Malaysia

           •  +603 8000 8000 (MyGCC) / +603 8000 8001 (MyGCC) / 80008000@mygcc.gov.my

자료원 : 주 말레이시아 대한민국 대사관